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RATGEBER/034: Zeitmanagement im Arbeitsalltag (forsch - Uni Bonn)


forsch 2/2007 - April 2007
Bonner Universitäts-Nachrichten

Salami-Taktik erleichtert den Arbeitsalltag
Zeitmanagement hängt vor allem von persönlichen Prioritäten ab

Von Monika Lang


Ein Klopfen an der Bürotür und schon steht der Kollege mitten im Raum: "Hättest Du mal eine Minute?" In solchen Situationen Nein zu sagen fällt schwer, denn schließlich möchte man nicht unkooperativ sein. Kaum ist der "Störer" aus der Tür, klingelt das Telefon, anschließend fällt der Blick auf den Stapel unbearbeiteter Akten neben dem Schreibtisch. Spätestens jetzt ist es mit der Konzentration vorbei. Aus der Minute ist eine halbe Stunde geworden.


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Zeitfresser oder Zeitdiebe lauern in fast jedem Arbeitsalltag und führen unausweichlich zu Stress. Dabei ist es egal, ob solche Unterbrechungen nun fünf oder zwanzig Minuten dauern. Sich wieder auf die angefangene Aufgabe zu konzentrieren, nimmt oft mehr Zeit in Anspruch als die eigentliche Störung.

Aber nicht nur äußere Einflüsse wie unangemeldeter Besuch oder telefonische Unterbrechungen sind Zeitdiebe, sondern auch persönliche Verhaltensweisen im Job. Dazu gehören beispielsweise die "Aufschieberitis" bei unangenehmen Aufgaben, die Unfähigkeit Nein zu sagen, falscher Perfektionismus oder die Angewohnheit, sich zu viel auf einmal aufzuladen. Egal ob in Studium oder Beruf. Ist man den ganzen Tag durchgehend beschäftigt, erzielt aber trotzdem keine konkreten Arbeitsergebnisse, bleibt das ungute Gefühl, dass wichtige Zeit einfach davon läuft.

Ein vernünftiges Zeitmanagement kann in solchen Situationen oft Abhilfe schaffen. Unterschiedliche Techniken und Strategien helfen, die Arbeitszeit auch bei einer großen Anzahl von Aufgaben besser zu strukturieren und Stress zu vermeiden. Jedoch: "Der Grundgedanke des Zeitmanagements ist nicht denkbar ohne das Selbstmanagement. Nur wer sich über seine persönlichen Lebensziele klar ist, kann sich auch im Berufsleben positionieren", erklärt Dorothea Tolkmitt, Leiterin des IQU-Career-Centers der Universität Bonn. Bereits seit mehreren Jahren bietet das Career Center einmal pro Semester Zeitmanagement- und Selbstcoaching-Seminare für Mitarbeiter der Universität an.


Bewusst entscheiden

Egal ob man selbstständig ist, die Karriere in den Lebensmittelpunkt rückt oder eine geregelte Arbeitszeit vorzieht, um mehr Zeit für die Familie und sich selbst zu haben: Wichtig ist, sich wirklich bewusst für eine Möglichkeit zu entscheiden. Nur dann fühlt man sich mit dem eigenen Entschluss glücklich. Vor der Organisation der Arbeitszeit steht also das Erkennen der eigenen Prioritäten, erst dann folgt die Analyse des persönlichen Verhaltens. Dazu gehört, individuelle Zeitfresser zu entlarven, sowie Stärken und Schwächen in Bezug auf den eigenen Arbeitsstil zu erkennen. "Sich selbst zu organisieren funktioniert nur, indem man Verantwortung für sein Denken und Handeln übernimmt und erfährt: Was will ich in meinem Leben erreichen? Diese Bewusstseinsbildung möchten wir in unseren Seminaren fördern, um im Arbeits- und Privatleben nicht nur reagieren, sondern agieren zu können", sagt Tolkmitt.


ALPEN-Methode und Salami-Taktik

Hat man seine Prioritäten gesetzt, gibt es mehrere Strategien, wie sich ein überfüllter Arbeitstag erleichtern lässt. Die ALPEN-Methode beispielsweise (nach Lothar J. Seiwert) ist ein Tagesplan, der mit fünf Stufen arbeitet. Jede der Stufen steht für einen Buchstaben des Wortes Alpen. Erstens: Aufgaben erfassen, zweitens: Länge der Aufgaben einschätzen, drittens: Pufferzeit für Unvorhergesehenes einplanen (nur 60 Prozent der Zeit wird verplant), viertens: Entscheidungen treffen. Was ist wichtig, was nicht?, Fünftens: Nachkontrolle, wie ist das Verhältnis zwischen geplanten und umgesetzten Arbeiten? Unerledigte Arbeiten müssen am nächsten Tag berücksichtigt werden. Hinter dem Begriff Salami-Taktik versteckt sich eine Technik, bei der eine unübersichtliche Aufgabe in einzelne kleine Aufgaben aufgeteilt wird. Diese sind wesentlich einfacher zu bearbeiten und ergeben wieder zusammengefügt die Lösung der großen Aufgabe. Zusätzlich integriert sich die tägliche E-Mail-Flut durch sinnvolle und feste Abrufzeiten leichter in den Arbeitsalltag und stört so keine anderen Arbeitsabläufe. Neben allen Techniken und Tipps ist es sehr wichtig, sich regelmäßige Pausen zu gönnen und für bereits Erreichtes auch einmal selbst zu loben.



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Quelle:
forsch - Bonner Universitäts-Nachrichten Nr. 2, April 2007,
Seite 37
Herausgeber:
Rektorat und Senat der Rheinischen Friedrich-Wilhelms-Universität Bonn
Abt. 8.2 - Presse und Kommunikation
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forsch erscheint viermal pro Jahr


veröffentlicht im Schattenblick zum 4. August 2007